Cómo cubrir aspectos importantes de la comunicación organizacional en tu negocio

Con cierta regularidad sucede que cuando trato el tema de la comunicación con algunos gerentes de negocios (sobretodo locales), inmediatamente me encuentro con ideas relacionadas con “los medios”, “la publicidad”, “la mercadotecnia”, o con vendedores de espacios de radio y tv que los han timado en distintas ocasiones, por lo que no desean saber más de esos asuntos.

Lo que más alarma es que se tiene la idea de que hacer gestión de la comunicación para elevar la productividad del negocio es muy caro, en el que se invierte mucho dinero y solo pueden hacerlo empresas realmente grandes.

Efectivamente, miles de libros y cursos hablan de la importancia de la “comunicación corporativa”, de la “comunicación organizacional”; sin embargo, la gran mayoría se enfoca en las grandes empresas que cubren aspectos en muchos y muy complejos niveles: comunicación estratégica desde la “alta dirección” al resto de la empresa, comunicación entre diferentes departamentos, áreas e incluso países, comunicación dentro de áreas muy concretas, etc.

Cuando hablamos de un pequeño negocio, una PyME, con cinco, diez o veinte colaboradores, ¿qué es lo básico que podemos implementar para tener una eficiente comunicación organizacional? Aquí te dejo algunas recomendaciones concretas y muy prácticas listas para poner en marcha en tu negocio, sin que pienses en grandes sumas. Es asunto de actitud para poner en orden la productividad de tu empresa con acciones específicas.

1. Realiza una junta mensual con todos tus colaboradores. Aprovecha la ventaja que tienes al ser una “empresa pequeña”. Sólo debes animarte a reunir a todo el personal en un lugar con las condiciones cómodas para tener una reunión general mensual y poder comunicar a todos acerca del estado que avanza el negocio. Decide lo que quieres hacer saber, todo aquello que resulta fundamental para el avance de la empresa; informa de los aspectos más importantes en los que se está involucrado en ese momento.

Te recomiendo compartir la visión estratégica de la compañía, los valores, los principios y, sobretodo, el papel que cada uno de ellos tiene para el cumplimiento de los objetivos. No olvides que es una junta que tiene como propósito comunicar a todos cómo van las cosas. No es una junta para tratar problemas específicos, eso toca en otro tipo de reuniones.

2. Organiza una junta semanal con quienes reportan directamente al director general. Sugiero hacerla por separado y en una hora como máximo. Si son tres reportes directos, son tres juntas por separado con cada una de las personas que les reportan. En esta junta se tocarán temas muy operativos, situaciones específicas de la labor cotidiana con cada responsable de área. La idea es revisar temas operativos sobre todo en los que intervienen diferentes áreas de la organización para escuchar, brindar soluciones o definir responsables y fechas tope para resolver pendientes.

3. Desarrolla una junta al mes en la que cada colaborador se encuentre con su jefe directo. Puede ser el lunes de cada inicio de mes. Se redacta una minuta por escrito con lo tratado en la junta, revisando aspectos importantes como:

a. Conocer cómo se siente en general el colaborador dentro de la empresa
b. Notificar las cosas que está haciendo bien
c. Informar sobre aquellas que cosas que están saliendo mal, con el propósito de corregir.
d. Explicar tareas concretas a realizar: acciones específicas, proyectos nuevos, apoyos a otras áreas, etc., en las que deberá enfocarse durante el mes, mismas que serán objeto de revisión para la próxima reunión.
e. Por último y no menos importante, preguntar cómo va la vida personal/familiar del colaborador

Son algunos consejos con los que estarás cubriendo aspectos fundamentales respecto a la comunicación organizacional de tu negocio. Te invito a tomarlos en cuenta. Se necesita constancia y consistencia pues al cabo de un tiempo este hábito se traducirá en resultados satisfactorios para tu empresa.

Nos oímos o nos leemos pronto.

RaúlGONZÁLEZROMERO

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